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Ein Unternehmen der Top Performance Group GmbH

Fachartikel (Details)

28.08.2009
Zeitsouvernitt Weit mehr als das Einhalten von Terminen

Wem die persnliche Zeitplanung regelmig aus dem Ruder luft, wendet enorm viel Energie auf, um seine Aufgaben zu bewltigen, und wird oft doch nur unbefriedigende Ergebnisse ernten. Auf Dauer wird dies zur Bedrohung fr die eigene Reputation und untergbt ganz sicher die persnliche Souvernitt. Zum Glck lsst sich nachhaltig Abhilfe schaffen.

von Stphane Etrillard, Management Institute SECS, Dsseldorf

Das tgliche Arbeitsaufkommen und auch die persnliche Form sind alles andere als konstant. In der Dynamik des Tagesgeschehens scheint es oft so, als kme wieder einmal alles zur gleichen Zeit. Die Unterlagen fr den Kunden A mssen fertig werden, whrend Mitarbeiter B in einer dringenden Angelegenheit um Auskunft bittet. Gleichzeitig wollen Sie einen wichtigen Termin vorbereiten, und einen Raum weiter warten bereits die Kollegen darauf, dass Sie zum Meeting erscheinen. Dann sind da noch etliche E-Mails in Ihrem Postfach, die schon lngst beantwortet sein sollten. Dummerweise haben Sie ausgerechnet die letzte Nacht schlecht geschlafen und fhlen sich heute wie gerdert. An Ihr lang geplantes Vorhaben, endlich den Schreibtisch aufzurumen und die Unterlagen von mittlerweile vorvorletzter Woche zu ordnen, ist gar nicht zu denken. Es brennt an allen Ecken, und Sie haben gerade noch Zeit, das Allernotwendigste halbwegs in den Griff zu bekommen. Whrenddessen liegen Ihre Nerven blank und sowohl die Freude an der Arbeit als auch die Qualitt bleiben auf der Strecke. Ein Zustand, der frher oder spter auf Kosten Ihrer persnlichen Motivation und der Zufriedenheit Ihrer Kunden und Mitarbeiter geht und obendrein Ihre Souvernitt untergrbt.

Wer es hier nicht schafft, rasch eine nderung einzuleiten, riskiert berufliche Rckschlge und gesundheitliche Belastungen. Obendrein fhrt ein schlechtes oder gar nicht vorhandenes Zeitmanagement immer zu erheblichen Einbuen bei der persnlichen Souvernitt. Dies wiederum kann der eigenen Reputation erheblichen Schaden zufgen. Es gibt also Grnde genug, sich ernsthaft mit der Thematik Zeitsouvernitt zu beschftigen.

Hier stimmt etwas nicht: Niemand hat Zeit, seine Unterlagen und den Schreibtisch aufzurumen, aber alle haben Zeit zum Suchen.

Die meisten Menschen, deren Zeitmanagement aus den Fugen geraten ist, wissen ganz genau, dass vieles leichter von der Hand gehen wrde, wenn es Ihnen nur gelnge, methodischer und strukturierter ans Werk zu gehen. An guten Vorstzen in dieser Richtung mangelt es den wenigsten, doch an der Umsetzung hapert es gewaltig. Am Anfang steht oft der lapidare Satz: Morgen rume ich meinen Schreibtisch auf. Schade nur, dass stndig etwas Unvorhersehbares dazwischenkommt oder die leidigen Umstnde wieder einmal ungnstig waren. Stndig tauchen neue triftige Grnde auf, warum so bedauerlich es auch ist wieder nichts daraus wurde. Dann eben nchste Woche, oder bernchste wenn nicht wieder etwas dazwischenkommt ... Das Resultat ist ein unbefriedigender Zustand, der Wochen, Monate, sogar Jahre anhalten kann. Whrenddessen werden wichtige Arbeiten unkoordiniert oder nachlssig ausgefhrt, sodass Sie immer mehr Zeit brauchen, um Fehler und Versumnisse von gestern und vorgestern auszubgeln.

Der erste Schritt zu mehr Zeitsouvernitt lautet: bernehmen Sie die Verantwortung fr sich und das eigene Handeln, anstatt auf widrige Umstnde zu verweisen und immer neue Ausreden anzufhren. Wenn Sie sich hiermit einverstanden erklren, brauchen Sie nur noch anzufangen und der Erfolg ist Ihnen sicher. Die Sache hat nur einen einzigen Haken:

Beginnen Sie mit der Umsetzung nicht nchsten Monat oder nchste Woche und auch nicht morgen, sondern sofort!

Wichtig ist hier, dass Sie sich bewusst machen, dass es allein in Ihrer Verantwortung liegt, Ihre Zeiteinteilung, Ihr Arbeitspensum und sich selbst zu organisieren. Wenn Sie die Sache ernsthaft angehen wollen, dann gelten keine Ausrede mehr. Einige Regeln knnen Ihnen bei der Umsetzung helfen.

10 Tipps fr Ihren Weg zu mehr Zeitsouvernitt:

  • Machen Sie jetzt den ersten Schritt, und rumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf.
  • Ordnen Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien: 
    -  unerledigt (noch zu bearbeiten) 
    -  erledigt (Ablage) 
    -  Pending (Wiedervorlage) 
    -  Mll (vertikale Ablage)
  • Sortieren Sie die unerledigten Aufgaben nach Prioritten, und planen Sie die Erledigung dementsprechend. Die Prioritten lassen sich ganz einfach ermitteln: 
    -  Prioritt A: Die Aufgaben sind wichtig und dringend 
    -  Prioritt B: wichtig, aber nicht dringend 
    -  Prioritt C: dringend, aber nicht wichtig 
    -  ohne Prioritt und ein Fall fr den Mll: weder wichtig noch dringend
  • Oder stellen Sie sich folgende Fragen, um den Aufgaben Prioritten zuzuschreiben:
    - Was muss getan werden? = Aufgaben mit der Prioritt A 
    - Was soll getan werden? = Aufgaben mit der Prioritt B 
    - Was kann getan werden? = Aufgaben mit der Prioritt C
  • Den Stapel Pending, also die schwebenden Aufgaben, knnen Sie in vier Bereiche unterteilen: 
    - innerhalb einer Woche zu erledigen (es fehlen Ihnen Informationen, sonst htten Sie es sofort erledigt, oder
      das  Dokument hat keine besondere Prioritt) 
    - innerhalb von zwei Wochen zu erledigen 
    - innerhalb eines Monats zu erledigen
    - innerhalb von drei Monaten zu erledigen
  • Reservieren Sie sich unbedingt Phasen, in denen Sie nicht gestrt werden, damit Sie wichtige Aufgaben mit der Prioritt A konzentriert erledigen knnen. Erklren Sie auch Ihren Mitarbeitern, warum Sie in dieser Zeit ungestrt sein mchten und dass Sie dann auch fr Kunden nicht zu erreichen sind. (Geben Sie Ihren Mitarbeitern dabei klare Zeitvorgaben.) Richten Sie sich diese strungsfreien Arbeitsphasen fr die Tageszeit ein, an der Sie am leistungsfhigsten sind.
  • Genieen Sie das gute Gefhl, einen strukturierten Arbeitstag und einen aufgerumten Schreibtisch vor sich zu haben. Erkennen Sie selbst an, dass Sie einen wichtigen ersten Schritt erfolgreich absolviert haben. Das motiviert Sie, am Ball zu bleiben.
  • Ziehen Sie eine Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresbilanz, damit Sie den berblick behalten und Ihre Planung auf ihre Wirksamkeit berprfen knnen. Wenn Sie Ihrer Planung hinterherhinken, kommen die unerledigten Aufgaben in die Planung des nchsten Tages oder der nchsten Woche.
  • Bleiben Sie bei Ihrer Planung flexibel genug, um auf Unvorhergesehenes oder auf sich ndernde Prioritten reagieren zu knnen. Planen Sie stets auch etwas Pufferzeit mit ein.
  • Suchen Sie nach Strfaktoren und Zeitfressern, damit Sie etwas dagegen unternehmen knnen.
  • Um Ihre Arbeit effektiv erledigen zu knnen, brauchen Sie nicht nur genug Zeit, sondern auch ausreichend Energie. Denken Sie deshalb daran, auch Ihre Energiereserven regelmig wieder aufzufllen.

Souvern mit der zur Verfgung stehenden Zeit umzugehen, heit vor allen Dingen, dass Sie selbst souvern ber Ihre Zeit bestimmen knnen und diese sinnvoll nutzen, ohne sich von Zeitdruck und Zeitnot beherrschen zu lassen. Es heit aber auch, dass Sie den Zugriff auf Ihr persnliches Zeitkonto an Prioritten und persnliche Wertvorstellungen knpfen. Doch gerade die Dringlichkeit von Aufgaben und Verpflichtungen verfhrt manche Menschen hin und wieder, die eigenen Grenzen zu berschreiten, denn Dringlichkeit vermittelt das Gefhl von etwas besonders Bedeutungsvollem. Doch etwas Dringendes muss gar nicht zwangslufig wichtig sein. berlegen Sie daher zweimal, welche Bedeutung dringende Aufgaben tatschlich haben und ob sie es wert sind, einen gut strukturierten Ablauf durcheinanderzuwirbeln.

Anfangen ist das eine Durchhalten das andere

Wie gesagt, eine groe Hrde auf dem Weg zu mehr Zeitsouvernitt ist das Anfangen. Es geht dann jedoch nicht nur darum, einmal ber seinen Schatten zu springen, sondern auch darum, ber Monate oder manchmal sogar Jahre hinweg ein und dasselbe Ziel mit konstanter Entschlossenheit zu verfolgen. Und gerade beim Durchhaltevermgen spielt uns die Psychologie einen Streich. Viele Zielsetzungen geraten nmlich nicht etwa infolge von Bequemlichkeit oder mangelndem Willen ins Stocken, sondern wegen eines ganz anderen Phnomens: Je grer der zeitliche Abstand zu einem Ereignis ist, umso weniger Bedeutung hat dieses Ereignis fr uns. In unserer Wahrnehmung steigt die Wichtigkeit eines Ereignisses, je nher es rckt. Fr langfristige Vorhaben und Aufgaben heit das im Umkehrschluss, dass ein Ergebnis, weil es zeitlich noch sehr weit entfernt liegt, nur eine relativ geringe Bedeutung fr uns hat. Gleichzeitig erscheinen uns alle akuten und kurzfristige Ereignisse weitaus wichtiger folglich sinkt die Motivation, an den langfristigen Zielen zu arbeiten, und sie werden zugunsten der kurzfristigen Vorhaben leichtfertig aufgeben. So erscheint es uns dann nicht selten bedeutender, eine nahe liegende, aber eher unbedeutende Aufgabe zu erledigen, wie zum Beispiel die Anschaffung einer neuen Kaffeemaschine frs Bro, als an einer langfristigen Strategie zu arbeiten und beispielsweise ein neues berufliches Fachgebiet zu erschlieen. Dieses ursprngliche Ziel rckt dann immer weiter in die Ferne. Ein Teufelskreis entsteht. Und hufig spren wir erst im Nachhinein, dass auch die Summe der vielen kleinen Ereignisse, denen wir Vorrang gegeben haben, den Verlust des einen langfristigen Ziels nicht aufwiegt. Nur ist es dann oft schon zu spt.

11 Praxistipps fr Ihr Durchhaltevermgen

  • Machen Sie sich bewusst, welche Bedeutung ein langfristiges Ziel wirklich fr Sie hat, und bewerten Sie alle kurzfristigen Erfolge kritisch, die Sie von Ihren langfristigen Plnen abzubringen drohen.
  • Fhren Sie sich immer wieder die Vorteile des langfristigen Zieles vor Augen, und schauen Sie nicht nur auf die akuten Ereignisse.
  • Welche kurzfristigen Erfolge verleiten Sie mglicherweise immer wieder dazu, langfristige Aufgaben abzubrechen?
  • Haben Ihnen diese kurzfristigen Erfolge rckblickend betrachtet im Vergleich zum Verlust des langfristigen Zieles nachhaltige Vorteile eingebracht?
  • bernehmen Sie grundstzlich selbst die Verantwortung fr Ihr Handeln.
  • Unterteilen Sie alle groen Projekte in kleine, berschaubare Teilstcke, um immer wieder erreichbare Nahziele zu haben und Zwischenerfolge feiern zu knnen.
  • Wenn Sie sich eine Aufgabenliste erstellen, bedeutet dies noch nicht, dass die Arbeit damit schon getan ist! Die Planung ist erst die Vorstufe zur tatschlichen Aufgabe.
  • Sagen Sie sich selbst und anderen gegenber auch einmal Nein, damit Ihnen nicht unaufhrlich kurzfristige Aufgaben in die Quere kommen. Oder delegieren Sie Arbeiten.
  • Fangen Sie immer (!) pnktlich an, und lassen Sie keine Ausreden gelten.
  • Planen Sie realistisch.
  • Fangen Sie einfach in der Mitte an, wenn es mit dem Anfang nicht klappt.

Ein anderer wichtiger Punkt des Zeitmanagements sind die sogenannten Zeitfresser oder Zeitdiebe. Dabei handelt es sich hufig eher um Kleinigkeiten, die jedoch immer wieder wichtige Zeitressourcen vernichten und in der Summe zum echten Problem heranwachsen knnen. berprfen Sie anhand der folgenden Aufzhlung einmal, welche Zeitfresser Ihren Arbeitsalltag beeintrchtigen.

Kennen Sie die 10 hufigsten Zeitfresser?

  • unntige und ausufernde Meetings
  • unklare Aufgabenstellungen
  • unntiges oder ineffektives Telefonieren
  • allzu gesprchige Mitarbeiter oder Kollegen
  • Aufschieben von Aufgaben und anschlieende Hau-Ruck-Aktionen
  • nicht Nein sagen knnen
  • Ablenkungen
  • ergebnislose Diskussionen und Prinzipienstreitereien
  • schlechtes Aufgabenmanagement und unrealistische Zeiteinteilung
  • berperfektionismus

Wenn Sie den Zeitdieben das Handwerk legen und obendrein noch Strategien anwenden, um die eigenen Aufgaben effizienter zu gestalten und Ihre Zeit bewusst einzuteilen, knnen Sie und dies ist keine bertreibung! knftig in sechs Stunden mehr bewltigen als zuvor in acht Stunden und die freigewordene Energie fr ganz persnliche Zielsetzungen nutzen.

Machen Sie den Effizienz-Test:

  • Ich kann meinen Mitarbeitern vertrauen und Ihnen einen Teil meiner Aufgaben bergeben.
  • Ich entscheide frhzeitig, welche Aufgaben ich an Mitarbeiter delegiere.
  • Umfangreiche Aufgaben werden mit klaren Zustndigkeiten und Zeitvorgaben an mehrere Mitarbeiter verteilt.
  • Ich achte auf eine funktionierende Kommunikation mit den Mitarbeitern.
  • Ich vergewissere mich, dass die Mitarbeiter meine Aufgabenstellungen verstanden haben.
  • Fr immer wiederkehrende Aufgaben lege ich Vorlagen, beispielsweise als Textbausteine, an, um Arbeitsergebnisse mehrfach nutzen zu knnen.
  • Ich fasse Aufgaben gleicher Art zusammen, um Zeit zu sparen (Telefonate, Kundentermine, Meetings etc.).
  • Eine angefangene Aufgabe bringe ich zu Ende, bevor ich mit der nchsten beginne.
  • Ich achte darauf, mglichst nicht mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten, sondern mich auf eine Ttigkeit vollstndig zu konzentrieren.
  • Unangenehme Aufgaben verschiebe ich nicht.

Wie Sie sehen, bedeutet Zeitsouvernitt weit mehr als das Einhalten von Terminen. Der souverne Umgang mit Zeit hat viele Facetten. Doch wenn es Ihnen schlielich gelingt, Ihre Aufgaben und Ihre verfgbare Zeit gut zu strukturieren, Vorhaben konsequent zu verwirklichen, Zeitfresser auszuschalten und die vorhandene Zeit sinnvoll und effektiv zu nutzen, sind Sie auf dem besten Weg, echte Zeitsouvernitt zu erlangen. Die Vorteile fr Ihren Arbeitsalltag liegen auf der Hand. Sie knnen nun mit der verfgbaren (Arbeits-)Zeit bewusst und sinnvoll umgehen, ohne dass die Zeit zum alles beherrschenden Faktor heranwchst. Sie knnen selbst ber die Verwendung Ihre Zeit bestimmen.

Damit haben Sie die Mglichkeit, Zeitaufwendungen auch an persnliche Prioritten und Wertvorstellungen auszurichten. Das ist gerade auch fr den beruflichen Alltag von groer Bedeutung, denn es strkt Ihr persnliches Engagement und Ihre Zufriedenheit, wenn Sie fr Aufgaben, die Sie selbst fr wichtig erachten, auch entsprechend viel Zeit aufwenden, um ungekehrt. Sachzwnge, methodische Notwendigkeiten, die Dringlichkeit von bestimmten Aufgaben und die Bedrfnisse von Mitmenschen sollen dabei natrlich nicht vllig auer Acht gelassen werden, sie sind jedoch nicht der alleinige Mastab.

Dank eines souvernen Umgangs mit Zeit sind Sie auch in der Lage, ganz klar zwischen Arbeitszeit und Ruhephasen zu unterscheiden und auch der notwendigen Erholung einen angemessenen Platz zurckzugeben. Erholungsphasen sind fr den persnlichen Umgang mit Zeit und fr Ihren Energiehaushalt von immenser Bedeutung. Gnnen Sie sich deshalb ungedingt Pausen, die frei von Zeitdruck Raum schaffen fr Nachdenken, Stille, Kreativitt, In-sich-hinein-Hren, Entspannung und Mue. Das gibt Ihnen Kraft und Konzentration fr die vor Ihnen liegenden Aufgaben und bietet einen wichtigen Ausgleich zum anstrengenden Arbeitsalltag. Ihre Zeitsouvernitt hilft Ihnen dabei, auch diese wichtige Zeit der Ruhe bewusst in Ihren Tagesablauf zu integrieren. Denn beim souvernen Umgang mit Zeit geht es nicht nur um Ihre Arbeit, sondern vor allen Dingen um Sie selbst.

© Stphane Etrillard, 2009


Lesetipp von Stphane Etrillard

PRINZIP SOUVERNITT, Junfermann 2006

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Zum Autor

Stphane Etrillard zhlt zu den Top-Wirtschaftstrainern und Coaches. Er gilt als fhrender europischer Experte zum Thema "persnliche Souvernitt". Bei Entscheidern und Fhrungskrften ist er als Ratgeber und "Trainer der neuen Generation" gesucht und bekannt. Als Coach und Autor geniet er einen hervorragenden Ruf. Mit seinen offenen Seminaren im Bereich Rhetorik und Dialektik sowie Selbst-PR verhilft er seinen Teilnehmern zu mehr Souvernitt in allen Lebenslagen. Stphane Etrillard vermittelt Kompetenz aus der Praxis fr die Praxis.

Sein bewhrtes Know-how ist in den letzten 10 Jahren in der Beobachtung und Begleitung von mehreren Tausend Fhrungskrften und Verkufern aus unterschiedlichsten Branchen entstanden. Coachings und Seminare fhrte er bis jetzt in Deutschland, sterreich, der Schweiz, Belgien, Luxemburg, Frankreich, Italien, Ungarn sowie in Russland durch. Zu seinen Privatklienten zhlen Manager aus Top-Unternehmen, mittelstndische Unternehmer und Politiker sowie viele Menschen, die sich bei ihm neue Impulse holen, um ihre Kommunikation zielfhrender zu gestalten. Durch zahlreiche Vortrge und Publikationen ist er einem breiten Publikum bekannt geworden. Er ist Autor von ber 20 Bchern und Audio-Coaching-Programmen, die zu den Business-Topsellern zhlen.

Er ist beliebter Interviewpartner fr die Presse von "Cash" bis "ManagerSeminare" ber "Focus Money" sowie gern gesehener Gast bei Talkrunden und Podiumsdiskussionen. Vielen ist er auch aus Rundfunkinterviews bei "Bayern 2 Radio" bekannt.




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